Interview mit Andrea Kubath, Referatsleiterin Organisation und Informationstechnik, Ministerium des Innern, Land Brandenburg

Mit der Einführung des neuen Systems EL.DOK BB sollen die elektronische Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung vorerst für die Bediensteten der Ministerien und der Staatskanzlei des Landes Brandenburg umgesetzt werden. Welche Vorhaben verbergen sich dahinter und wer ist davon betroffen?

Bislang ist in der Ministerialverwaltung Papier das führende Medium für Akten. Elektronische Dateien werden lediglich als Unterstützung betrachtet. Nun wird ein Paradigmenwechsel eingeleitet, indem elektronische Akten vorwiegen und Geschäftsprozesse vollständig elektronisch abgewickelt werden. Mithilfe von EL.DOK wird zukünftig der gesamte Lebenszyklus einer Akte elektronisch abgebildet, vom Registrieren und Erzeugen bis zum Schließen der Akte und Vorbereiten zur Aussonderung. Alles geschieht unter Einhaltung der bestehenden Regelungen der gemeinsamen Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden und der gültigen Schriftgutregeln. Das zentral betriebene System ist mandantenfähig und entspricht den aktuellen Anforderungen gemäß Datenschutzgesetz. So arbeitet jedes Ministerium mit der gleichen Software, die jeweiligen Daten werden jedoch getrennt gehalten. Für ressortübergreifende Kabinettabstimmungen sowie die Vor- und Nachbereitung von Kabinettsitzungen wird das elektronische Kabinettinformationssystem (EL.KIS) benutzt. Das geplante integrierte System zur elektronischen Zusammenarbeit (EL.ZA) schafft einen virtuellen Raum, in dem die Bediensteten aller Ressorts in Echtzeit Dokumente elektronisch bearbeiten können. Es macht damit gesonderte Collaboration-Werkzeuge überflüssig. Rund 2.500 Mitarbeiter der Ministerien und der Staatskanzlei sind Nutzer des Systems.

Welchen Nutzen versprechen Sie sich von dem Projekt?

Zunächst soll damit ein einheitliches Ordnungs- und Regelsystem für die Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung wiederhergestellt werden, das teilweise verlorengegangen war. Die Akten- beziehungsweise Vorgangs- und Dokumentensuche nach Stichworten beschleunigt die Recherche erheblich. Wegezeiten können vermieden, die Bearbeitungszeiten, die für die Logistik zur Abwicklung der Prozesse aufgewendet werden müssen, erheblich verkürzt und die Zusammenarbeit für Teams optimiert werden. Aufgrund der Möglichkeit, neben der systemimmanenten Signatur auch qualifizierte Signaturen zu nutzen, kann die Einholung von Mit- und Schlusszeichnungen ausschließlich elektronisch erfolgen. Gleichzeitig wird eine erhöhte Mobilität der Mitarbeiter erreicht, denn der Zugriff auf EL.DOK soll von überall möglich werden. In Abwesenheitsfällen von Mitarbeitern können Vertreter schnell und unkompliziert den Vorgang weiterbearbeiten. Der Status eines Vorganges ist transparent. Mit dem Projekt wird eine stärkere Prozessorientierung und medienbruchfreie Abwicklung von Prozessen erreicht. Außerdem sind wir damit sowohl für die Einführung der elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung bis zum Jahr 2011 in allen Ministerien und der Staatskanzlei, als auch für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie gewappnet.

Bitte beschreiben Sie die Strategie zur Vorbereitung und Umsetzung des Projektes.

Die größte Herausforderung bestand darin, die zukünftigen Nutzer für das neue Verfahren schon im Vorfeld der Einführung zu gewinnen. Neben den klassischen Projektleitern, die für den Zeit- und Budgetplan verantwortlich sind, wurden deshalb Akzeptanzmanager benannt, bei denen die Nutzer und deren Belange im Fokus stehen. Die Systemeinführung wurde auf höchster Hierarchieebene unterstützt. Wesentliches Strategieelement ist die Einbindung der Ministerien und der Staatskanzlei seit den ersten Anpassungen eines Standard- DMS/VBS bis hin zur Entwicklung einer brandenburgischen Lösung. Alle Fortentwicklungen des Systems werden als Updates in die Testumgebungen der Ministerien und der Staatskanzlei eingespielt. Damit können die in diesem Teilprojekt eingebundenen Mitarbeiter von Beginn an zu Partnern qualifiziert werden, die die Einführung eigenverantwortlich vornehmen können und die Systemeinführung auf höchster Hierarchieebene unterstützen. Die Nutzer werden im Vorfeld der Systemumstellung über unterschiedliche Kanäle informiert. Die Schulungen von Methode und System erfolgen zentral. Das System sollte bewusst zuerst auf der Ministerialverwal-tungsebene eingeführt werden, damit die nachgeordneten Bereiche später folgen. Im Vorfeld des Projektes erfolgten neben der Aktenplanrevision und der Untersuchung der Postläufe viele organisatorische Vorbereitungen. Des Weiteren bringt das System auch Umstellungen bei der Hardware mit sich. Die Mitarbeiter erhalten so zum Beispiel in der Regel größere Bildschirme, und auch Notebooks werden mit dem Ziel der Verbesserung der Mobilität verstärkt eingesetzt.

Wie wird EL.DOK verwaltungsübergreifend eingebunden?

Entscheidend ist eine einheitliche Schnittstelle für alle Partnersysteme. Sowohl das im Landtag derzeit im Aufbau befindliche Landtagsinformations- und Vorgangsbearbeitungssystem ELVIS, als auch das im Ministerium für Justiz im Aufbau befindliche System zur elektronischen Normenverkündung EL.NORM sowie das elektronische Archiv (EL.ARCHIV) werden über die XDOMEA-Schnittstelle angebunden, um einen system- und behördenübergreifenden Dokumentenaustausch mit Metadaten einschließlich Schlusszeichnungen sicherzustellen. Mit dieser umfassenden Einbindung können in Brandenburg Medienbrüche verhindert werden.